התשובה הקצרה
KPI הוא קיצור של Key Performance Indicators או בעברית “מדדי ביצוע מרכזיים” המנוח מתייחס למדדים שחברות וארגונים מסגלים לעצמם על מנת למדוד את הביצועים, עמידה ביעדים וקצב ההתקדמות לעבר המטרות העסקיות או השיקוויות שלהם. כל דבר שהוא מדיד וחשוב לחברה או לארגון יכול להיחשב כ-KPI, בין אם מדובר ביעד אסטרטגי או יעד טקטי. אם זה יש חוקים איך לקבוע את מדדי ה-KPI על מנת שיהיו יעילים.
למה חשוב להגדיר KPI?
הגדרת KPI היא קריטית להצלחה של כל עסק מקטן ועד גדול, בפסקה הבאה נבין בדיוק מדוע חשוב
כלכך להגדיר KPI. למי שתהה זה בכלל לא משנה באיזה מחלקה עסקית מדובר, כל מחלקה בעסק או בארגון שלנו צריכה להיות מדידה, לקבל החלטות על בסיס נתונים ועם מטרות מוגדרות וברורות.
מדידת ביצועים והצלחה:
KPI מאפשרים לארגון למדוד באופן ברור, מדויק ובצורה מספרית את הביצועים וההצלחה ביחס ליעדים שהוגדרו. זה מאפשר להעריך האם האסטרטגיות או הטקטיקות שננקטו מניבות את התוצאות הרצויות ביחס ליעדי החברה או הארגון.
דוגמה: משרד פרסום יכול להגדיר KPI של “עלייה של 10% במכירות של חבילות ניהול קמפיינים בכל רבעון במהלך שנת 2024”. זה מאפשר לו לראות אם צוות המכירות מצליח לעמוד ביעד הזה בכל רבעון.
התמקדות במטרות אסטרטגיות:
KPI מסייעים לשמור על התמקדות במטרות האסטרטגיות של הארגון. הם ממקדים את המשאבים והמאמצים באזורים החשובים ביותר להשגת היעדים.
דוגמה: אם המטרה האסטרטגית היא לשפר את חווית הלקוח ושירות הלקוחות, KPI יכול להיות “זמן תגובה ממוצע למענה ללקוח לא יעלה על 24 שעות”. זה עוזר לצוות שירות הלקוחות להתמקד בשיפור מהירות השירות. ( שימו לב ה-KPI יהיה על נתון מדיד בתוך המטרה האסטרטגית ולא באופן כללי )
קבלת החלטות מבוססת נתונים:
בעזרת KPI ניתן לקבל החלטות מבוססות נתונים ולא על בסיס
תחושות או השערות. זה מוביל להחלטות מושכלות ומדויקות יותר. לא עוד: “מרגיש לי שהחודש אנחנו בירידה במכירות”/ “מרגיש לי שהחודש אין מספיק לידים”/ “מרגיש לי שאיתן איש המכירות החודש לא נותן את ה-100% שלו” נשמע לכם מוכר? נכון, ככה רוב העסקים עובדים אבל עסקים שעובדים עם KPI לא מתחבטים בתחושות שלהם ופועלים בצורה קרה על בסיס נתונים.
דוגמה: אם KPI הוא “לייצר CPA בעלות של 800 ש”ח מקפיין גוגל חיפוש”, הנתונים האלו יעזרו לנו להחליט אם להמשיך בקמפיין, אולי להחליף פלטפורמה, לשפר אותו או להפסיק אותו בכלל ולנטב את התקציב לאפיקים אחרים משתלמים יותר שעומדים במטרות שלנו
שיפור מתמיד:
KPI מאפשרים זיהוי של אזורים ומחלקות הדורשות שיפור ומאפשרים תהליך של שיפור מתמיד. על ידי ניתוח נתוני הביצועים ניתן לזהות חולשות ולבצע את ההתאמות נדרשות.
דוגמה: אם ה- KPI הוא “70% מהלקוחות המעידים שהם מרוצים מהשירות”, החברה יכולה לראות האם יש חוסר שביעות רצון, אם כן איפה יש חוסר שביעות רצון ולתקן ולשפר את השירות בהתאם.
שקיפות ודיווח:
שימוש ב- KPI עוזר לנו לספק שקיפות ברמת הביצועים לכלל בעלי העניין בחברה אן בארגון. הם מאפשרים לדווח על התחזית, ההתקדמות והתוצאות באופן ברור ומסודר. ( בנינו זה גם חוסר הרבה חילוקי דעות וריבים מיותרים- כי עם מספרים אי אפשר להתווכח )
מוטיבציה והשראה:
הגדרת KPI ברורה ומדידה יכולה להוות כלי מוטיבציה לעובדים. כשהעובדים יודעים מה המטרות שלהם ומה מצפים מהם ואיך מודדים את הביצועים שלהם, הם יכולים לעבוד בצורה ממוקדת ומונעת יותר. ( מי שיצא לו להתעסק בעובדים ודאי יודע כמה חשוב להיות מנהל דוחף ופרקטי )
דוגמה: צוות מכירות עם KPI של “מספר עסקאות יומי” ינסה להגיע ליעד הזה בכל יום, ימתח את היכולות שלו וירגיש יותר ממוקד ומלא במוטיבציה.
בקרה והכוונה:
KPI מאפשרים לארגון לשמור על בקרה והכוונה בתהליך העבודה. הם מספקים אינדיקציות לגבי: האם הפעולות מתבצעות כפי שצריך ואם יש צורך בהתערבות חיצונית.
דוגמה: KPI של “אחוז מוצרים תקולים שיוצאים מהמפעל” מאפשר למנהלים לעקוב אחרי איכות
הייצור ולהתערב במידת הצורך.
לסיכום הנושא: באמצעות הגדרת KPI, חברות וארגונים יכולים לשפר את הניהול, היעילות והאפקטיביות שלהם,
ולהוביל להצלחה והתקדמות מתמשכת.
איך להגדיר KPI בצורה נכונה?
באמצעות הגדרת KPI, חברות וארגונים יכולים לשפר את הניהול, היעילות והאפקטיביות שלהם,
ולהוביל להצלחה והתקדמות מתמשכת.
על מנת להגדיר KPI כמו שצריך השתמשו בנוסחה הבאה:
1.ספציפיות – הגדר באופן ספציפי מה אתה מצפה להשיג (למשל הגדלת הרווחיות ב-%X).
2.מדידה – הגדר יעדים הניתנים למדידה (מספרים או אחוזים) כדי לעקוב בקלות יתר אחר התקדמות הפרויקט.
3.בר השגה – ודא שהיעדים שלך מציאותיים.
4.מוגבל בזמן – קבע מסגרת זמן. חשוב שיהיו לך התחלה וסוף כדי לקבוע קו התחלה ואבני דרך
KPI טקטים מול KPI אסטרטגים:
ההבדל המרכזי בין מדדי ביצוע מרכזיים טקטיים לאסטרטגיים הוא הטווח והפוקוס שלהם. מדדים טקטיים עוסקים במשימות ופעולות יומיומיות, כמו כמה שיחות מכירה בוצעו היום, יעדי מכר יומיים או עדי שיווק יומיים הם מאפשרים לנו להבין את היעילות התפעולית השוטפת ולעקוב אחר הביצועים המידיים של הצוותים. לעומתם, מדדים אסטרטגיים מתמקדים במטרות ארוכות טווח וביעדים גדולים יותר של הארגון, כמו הגדלת נתח השוק או העלאת הרווחיות השנתית. הם מספקים את התמונה הרחבה ומכוונים את החברה או הארגון בכיוון הנכון להשגת המטרות הגדולות. השילוב הנכון בין שני סוגי המדדים מאפשר לחברה או לארגון לשמור על פוקוס יומיומי תוך כדי התקדמות מתמדת לעבר היעדים האסטרטגיים.
סוג | KPI טקטי | KPI אסטרטגי |
פוקוס | משימות ופועולת יומיומיות | מטרות ויעדים ארוכי טווח |
משמעות | הבנה של היעילות היומיומית בגזרות השיווק/ מכר/ שירות/תפעול | תמונה כללית של ההתקדמות והכיוון האסטרטגי של הארגון |
זמן מדידה | קצר טווח (יומי, שבועי, חודשי) | ארוך טווח (רבעוני, שנתי) |
השפעה | מיידית על הפעילות השוטפת | מתמשכת על הכיוון והצמיחה של החברה או הארגון |
תפקיד | מעקב אחרי ביצועים שוטפים והערכת יעילות יומיומית | כיוון החברה אן הארגון להשגת המטרות הגדולות והאסטרטגיות |
שימוש | תיקון ושיפור מיידי של תהליכים | תכנון והכוונה של האסטרטגיה הכוללת |
יתרונות | מאפשרים תגובה מהירה ושיפורים מהירים | מספקים כיוון והדרכה לטווח ארוך |
אתגרים | התמקדות יתרה בפרטים הקטנים יכולה להסיח את הדעת מהמטרות הגדולות | עשויים להיות קשים למדידה ותכנון |
איך לימודי אוטומציה עסקית מסייעים בגיבוש ויישום יעדי KPI?
אנשים שעברו לימודי אוטומציה, ממלאים תפקיד קריטי בגיבוש ויישום יעדי KPI בחברות וארגונים. אותם מיישמי האוטומציה ישתלבו בתוך הארגון במטרה לייעל תהליכים, לייצר DATA מסודרת וזיכרון ארגוני וכמבון לדעת לנטר פעילויות ולעקוב אחרי נתונים בדיגיטל. לכן, אחרי שקראתם את המאמר אתם כבר מבינים ש- KPI צריך להיות מדיד ומסודר ואת זה אפשר לעשות בעזרת הטמעת מערכות חכמות ( כמו CRM ו- ERP ), פיתוח דשבורדים וויזואלים מעקב וייבוא נתונים בעזרת אוטומציה בצורה אוטומטית, אם לא כל זה מתקיים, יעדי ה-KPI לא יהיו מדויקים ומונגשים לצוותים בצורה נוחה וגם כמובן לא נוכל למדוד האם החברה עמדה בהם או לא.
לסיכום:
הגדרת מדדי ביצוע מרכזיים (KPI) היא קריטית להצלחה ולניהול יעיל של כל חברה וארגון. באמצעות מדדים אלו ניתן למדוד את הביצועים, לעקוב אחרי ההתקדמות ולהבטיח עמידה ביעדים האסטרטגיים והטקטיים. לימודי אוטומציה עסקית משחקים תפקיד חשוב בתהליך זה, כאשר הם מאפשרים הטמעת מערכות חכמות כמו CRM ו-ERP, פיתוח דשבורדים ויזואליים ומעקב אוטומטי אחרי נתונים. אלו מאפשרים קבלת החלטות מבוססות נתונים, שיפור מתמיד ושקיפות מלאה בכל רמות הארגון. על ידי יישום נכון של KPI וטכנולוגיות אוטומציה, ניתן להבטיח שהארגון מתקדם בכיוון הנכון, משפר את היעילות התפעולית והעסקית ובדרך להצלחה והתקדמות מתמשכת.