בשנת 2024, ההתפתחויות הטכנולוגיות הביאו לשינויים משמעותיים בשוק העבודה, במיוחד בכל הנוגע לתפקידים שניתן להחליף בקלות באמצעות אוטומציה עסקית. אחד התפקידים הבולטים שמתחילים להיעלם מהשוק הוא תפקיד המזכירה. כיום, באמצעות מערכות ניהול חכמות וכלי אוטומציה מתקדמים לדוגמה MAKE או ZAPIER אפשר ליישם אוטומציות שיכולות להחליף את רוב תפקידי המזכירה – ולא רק שזה אפשרי, זה פרקטי והרבה יותר יעיל מבחינה עסקית.
תפקיד המזכירה, שפעם היה קריטי לניהול משרדי, כולל משימות כמו ניהול יומן, שליחת מיילים, מענה לשיחות טלפון, תיאום פגישות, הפקת חשבוניות, עדכון נתונים ועוד. כל זה נעשה ידנית, מצריך תשומת לב מתמדת ויכול להוביל לטעויות אנוש ( כי בכל זאת כולנו בני אדם ) . היום נשאלת השאלה למה בעצם להמשיך לשלם משכורת עבור מזכירה שאפשר להחליף את עבודתה בתהליכים אוטומטיים ולחסוך יותר מ-100K שקל בשנה?
למה להחליף את המזכירה באוטומציה עסקית?
במקום לשלם למזכירה או מזכיר שעובדים 9 שעות ביום, חמישה ימים בשבוע, אוטומציה עסקית מאפשרת לבצע את כל המשימות האלה במהירות, בדיוק ובזמינות של 24/7, מבלי שצריך לשלם משכורת חודשית ולדאוג לרווחת העובד. בנוסף, האוטומציה מפחיתה משמעותית את הסיכוי לטעויות אנוש, והמערכת יכולה לעבוד ללא הפסקה.
החיסכון כאן הוא עצום. חוץ מהמשכורת עצמה, יש גם עלויות נוספות כמו תנאים סוציאליים, ימי חופשה, ימי מחלה ואפילו שעות נוספות. בנוסף, כשהמערכת ממוחשבת, אין עיכובים בתיאום פגישות, אין נתונים שהיא “שכחה לעדכן”, מיילים שמתפספסים או לקוחות שלא מקבלים מענה כי המזכירה החליטה לצאת לצהריים או ללכת להתפנות.
איך אוטומציה עסקית מחליפה את המזכירה?
הנה כמה דוגמאות קונקרטיות איך אוטומציות יכולה לבצע את כל המשימות
שהמזכירה שלך עושה, בצורה מדויקת ויעילה יותר:
רגע, אז מי ינהל לי את היומן ויתאם לי פגישות?
נו ברור, האוטומציה – נוכל לבנות צ’אטבוט שישוחח עם הלקוח או המתעניין בוואטסאפ ויציע לו לקבוע פגישות ישירות בתוך היומן שלכם, אל תדאגו הצ’אטבוט ידאג גם לתזכר אתכם לגבי הפגישה וכמובן גם את הלקוח, הוא ישלח לו כתובת ואפילו איך עולים למשרד שלכם בשביל שהוא לא יסתבך. מה לגבי ביטולים? עיכובים? גם זה קטן על האוטומציה.
אוקיי, אבל מי יתכתב עם לקוחות באופן יומיומי?
כן, נכון, גם את זה האוטומציה יכולה לעשות. היום, בעזרת אוטומציה עסקית, תוכלו לקבוע כללים ברורים: מיילים שיגיעו מלקוחות פוטנציאליים יקבלו מענה אוטומטי עם פרטים על השירותים שלך, המלצות מלקוחות, סרטון היכרות, קישור לתיאום פגישה או קבלת הצעת מחיר.
למשל, אם לקוח יוצר קשר דרך טופס באתר, אפשר להגדיר אוטומציה ששולחת מיידית הודעת וואטסאפ של “ברוכים הבאים”, אם כמה המלצות וסרטון היכרות ועל הדרך מעדכנת את ( כל ) המידע שלו במערכת ניהול הלקוחות שלך (CRM). תוך שניות, כל הפעולות שבדרך כלל מזכירה הייתה עושה – יתבצעו אוטומטית.
ומי יפיק חשבוניות, מי יעקוב אחרי התשלומים שלי?
אחד מהתפקידים המרכזיים של מזכירה הוא ניהול החשבונות, מהפקת חשבוניות ועד איסוף החשבוניות והגשתם לרואה חשבון ומעקב אחרי תשלומים. כאן, אוטומציה עסקית יכולה להוריד ממך את כל כאב הראש הזה. האוטומציה תאסוף את כל החשבוניות מהמייל שלך ותמיין אותם בתיקיות לפי חודשים ולבסוף ותשלח את הכל לרו”ח, כן היא גם תפיק חשבונית אחרי כל רכישה של לקוח וגם תרדוף במקומך אחרי לקוחות שלא משלמים בזמן!
תאר לך שאף פעם לא תצטרך לרדוף אחרי תשלומים מאוחרים, לאסוף חשבוניות או להפיק חשבוניות ידנית, כמה זמן, תסכול וכסף זה יכול לחסוך?
רגע, אז איך אוטומציה יכולה להתמודד עם שאלות של לקוחות, שבדרך כלל נענות על ידי המזכירה?
ברור! במקום שהמזכירה תענה לכל שאלה של לקוח באופן ידני, אפשר לבנות צ’אטבוטים חכמים המתוכנתים לכך שיש להם תשובות לכל השאלות הנפוצות ממש בלחיצת קליק ואם נרצה ללכת רחוק יותר אפשר לבנות את הצ’אטבוטים על בסיס AI, לחנך וללמד אותם על העסק הכל – והם ידעו לתת תשובות אנושיות על כל שאלה וגם לעשות את זה טוב יותר מהמזכירה שלך ואם בכל זאת השאלה מקצועית או מורכבת מידי, אפשר להגדיר אותם שהם יעבירו אותה אלייך ישירות או לצוות שלך.
לדוגמה, לקוח שואל לגבי סטטוס ההזמנה שלו?, מתי מגיע המשלוח? מה הכתובת של המשרד? האם אפשר להקפיץ לו את החשבונית? מה שעות הפעילות, או אולי אפילו הוא רוצה לקבל את קטלוג המוצרים שלנו.
ואפשר גם להפוך תהליך קבלת לקוחות חדשים (Onboarding) לאוטומטי?
בהחלט. עם אוטומציה עסקית, תהליך אונבורדינג ללקוחות חדשים יכול להתבצע אוטומטית, מבלי שאף אחד יתערב. כאשר לקוח חדש נרשם לשירות או קונה מוצר, המערכת יכולה לשלוח לו מיילי הדרכה מותאמים אישית, מדריכים להורדה, הסברים על השימוש במוצר, ולוודא שהוא מקבל את כל מה שהוא צריך כדי להתחיל.
לדוגמה, תהליך כזה יכול לכלול שליחת קבצים רלוונטיים, תיאום פגישה אוטומטי, צירוף אוטומטי של הלקוח לרשימת הדיוור, עדכון סטטוס ב-CRM שלך או כל פעולה אחרת שהיא חלק מתהליך העבודה שלך.
כמעט שכחתי, את כל התהליך הזה אפשר ליישם גם עבור תהליכי Onboarding של
גיוס עובדים.
למה זה פרקטי, ואיך זה עובד בשנת 2024?
בשנת 2024, יישום אוטומציות בעסק הוא לא בגדר חלום רחוק, אם פעם שימוש באוטומציות, צ’אטבוטים ומערכות ניהול חכמות היו שמורות רק לעסקים גדולים ודורשים תקציב גבוה ליישום בעסק, היום המצב שונה בהרבה!
היום, ישנם כלים המאפשרים לנו להטמיע מערכות ניהול חכמות בעסק ולהפוך תהליכים ידניים לאוטומטיים, מבלי לכתוב קוד בכלל או לפתח מערכות לעצמנו, מה שמוזיל את עלויות הפיתוח, מקצר את זמן, גמיש לשינויים ולא דורש כמעט תחזוק!
במילים אחרות, אין סיבה להמשיך להעסיק מישהו למשימות שאפשר להחליף אותן במערכות אוטומטיות, שזמינות 24/7, לא מתעייפות ולא טועות. מדובר בתהליך יעיל שמביא לכם תוצאות בצורה מדויקת, חוסך מלא מלא כסף, ומפנה אתכם להתמקד בדברים החשובים באמת – פיתוח העסק שלכם. הזמן שלכם יקר, והאוטומציה כאן כדי לעזור לכם לנצל אותו בצורה חכמה יותר. עסקים שמאמצים אוטומציה לא רק חוסכים כסף – הם גם נעים קדימה בקצב מהיר יותר, מתייעלים ומגיעים לתוצאות טובות יותר תוך זמן קצר.
אז למה להישאר מאחור? אל תחכו. תנו לאוטומציות להחליף את העבודה השחורה, תנו לעצמכם את החופש להתמקד במה שחשוב באמת. הגיע הזמן לקחת את העסק שלכם צעד אחד קדימה, להפוך אותו ליעיל, רווחי ומדויק יותר.
