שיעור 8: לתכנן פעמיים ולבצע פעם אחת!

בפרק עידן דיבר על חשיבות התכנון המקדים בפרויקט אוטומציה והסביר שתכנון מקדים ואיכותי מאפשר לנו לבנות תהליכי אוטומציה יעילים שישרתו את העסק על אמת ולא יעלו אבק! בנוסף יש עוד לא מעט יתרונות בתכנון מקדים של פרויקט ועל הכל הסכם לכם בין שורות אלו.

תכנון מדויק ומסודר מעניק לנו:
1. תיאום ציפיות מול הלקוח (בלי שינויים קיצוניים) והערכת עלויות הטמעה ותוכנות. הלקוח יודע בדיוק מה התהליכים שאנחנו הולכים לבצע עבורו, באיזה מערכות נשתמש ומה העלויות שלהם. הכל ידוע מראש ומוסכם מראש. ככה באמצע הפרויקט לא נקבל הודעות של:
"עידן כפרה עליך תוסיף לי רק שאם קורה X שיקרה Y"
"עידן אני מעדיף בסוף לעבוד עם מערכת CRM אחרת"
"מה 18$ למשתמש?? המנוי שלה יקר, לא לא תמצא לי משהו אחר"
"אבל הערכת את הפרויקט ב-50 שעות איך יצא 60 שעות? - אני לא משלם לך על זה תוספת!"

2. בחירה נכונה של מערכות וכלים לפי פונקציונליות, חווית משתמש, כמות עובדים, מחירים וכו’. אנחנו רוצים שבעל העסק בשורה התחתונה באמת ישתמש במערכות שאנחנו בונים לו והם באמת יעזרו לו.
לכן אם בעל העסק לא מתחבר לחווית המשתמש במערכת שהטמענו לו, מה זה שווה? בפרקטיקה הוא לא ישתמש בה ואז לא הצלחנו לספק את הסחורה בשורה תחתונה. בנוסף, אם בחרנו להטמיע מערכת מסוימת אבל אנחנו מגלים רק בסוף התהליך שחסרה לנו פונקציונליות מסוימת, פתאום צריך לעשות אחורה פנה ולבצע שינויים והתאמות מהותיות. לגבי כמות עובדים, עלויות כל אלו הם דברים שעלינו להתחשב בהם עוד ברמת האפיון ובטח ובטח בשלב שאנחנו מתכננים את הפרויקט.

3. מאפשר לנו לעבוד בנחת ולבנות תהליך עבודה מסודר בלי לקפוץ
ממשימה למשימה ולהתבלגן בפרויקט.

כאשר יש לנו תהליך עבודה מסודר והכל משורטט בצורה ויזואלית ומחולק למשימות, אנחנו יכולים לעבוד בצורה מסודרת, בנחת וברוגע בלי להיות לחוצים לא לעמוד בלוחות זמנים, לקפוץ בין משימות ולהתפזר בין פרויקטים.

לסיכום בשלב האפיון והתכנון אנחנו כבר מגדירים בדיוק את הפלואו, מערכות, אוטומציות פנימיות/ חיצוניות, חלוקת משימות בצוות, זמנים ושירותים משלימים ( לדוגמא אתרים/ קופירייטינג/ גרפיקות וכו') , ככה עובדים יעיל, מתקתקים פרויקטים ומוצאים לקוח מרוצה עד השמיים.