התשובה הקצרה
ERP אילו ראשי התיבות של המושג: Enterprise Resource Planning System, כלומר: מערכת תכנון משאבי ארגון. מערכת ERP היא מערכת מידע שמעבדת נתונים לצרכים מנהליים. היא אחראית על טיפול בנתונים, ארגון והסקת מסקנות מהמידע הנאסף בכל מחלקות הארגון: משאבי אנוש, שיווק, לוגיסטיקה, כספים ושירות לקוחות. מדובר במערכת אחת אינטגרטיבית המאחדת את כלל המערכות בארגון לממשק אחיד מה שמסייע לשיתוף פעולה אפקטיבי, חיסכון בזמן ומשאבים וייעול תהליכי עבודה בצורה משמעותית. עד כאן ERP על קצה המזלג, רוצים לעשות היכרות מעמיקה יותר עם המערכת? אני בעד. יאללה, צוללים פנימה.
מה זה מערכת ERP?
מערכת ERP היא מערכת אחת המרכזת מידע ארגוני ותהליכי עבודה בכל מחלקות העסק: היא מתממשקת עם המערכות השונות בעסק המשמשות לצרכי ניהול חשבונות, תפעול, ניהול מלאי, שיווק ושירות לקוחות ומאפשרת לראות תמונה מלאה של מה שקורה בעסק לטיוב יכולות הניהול והשליטה בנעשה.
בכל מקום בו נמצאת מערכת ERP היא “משתלטת” על העניינים והופכת למערכת הניהול המרכזית. היא מבצעת אינטגרציות בין המערכות השונות וניתן למשוך ממנה מידע חינוי לצורך מעקב, בקרה ושיפור תהליכים בעסק.
מהם המודולים במערכת ERP ?
תוכנות ERP, ברובן, מחולקות למודולים. כלומר, תתי מערכות שלכל אחת מהן פונקציונליות מסוימת. כך למשל: מודול ניהול מלאי, מודול שרשרת אספקה (הכולל: ייצור, רכש, הפצה ועוד), ניהול מכירות מקוונות, ניהול קשרי לקוחות, ניהול משאבי אנוש ועובדים ועוד.
אילו מודולים לדוגמה משתלבים כחלק ממערכת ERP אחת פרודוקטיבית?
מערכת CRM
אם יש לכם מעט רקע במרקטינג או שאתם עוסקים בתחום השיווק, סביר מאוד להניח שאתם מכירים היטב את נפלאות ה-CRM. מערכת זו מסייעת בניהול קשרי לקוחות, היא מאפשרת לאסוף מידע על הלקוח ולאגור דאטה של נתונים חשובים על הנכס היקר ביותר בעסק. ישנם עסקים בהם מערכת CRM פועלת כיחידה נפרדת, אולם בעסקים גדולים המתמקדים בשיפור חווית התקשורת של הלקוח, קיימת אינטגרציה בין מערכת CRM למערכות הקשורות המחלקות הנוספות בעסק במטרה לייעל את שירות הלקוחות מצד אחד ומצד שני להשתמש במידע אותו מחזיקה מערכת CRM כד לטייב תהליכי עבודה במחלקות אחרות בעסק, מה שנקרא: WIN-WIN. כך לדוגמה, מערכת CRM תתממשק עם מערכת ניהול החשבונות בעסק ותאפשר שליחה של חשבונית ללקוח לאחר ביצוע עסקה מה שיטייב את יכולת הנהלת החשבונות ומנגד, מערכת CRM תקבל מידע על כל התקבולים מצד הלקוח ובאמצעותה אנשי השיווק יוכלו לזהות באיזה אמצעי תשלום הלקוח מעדיף לשלם ובכך לאפיין אותו טוב יותר לטיוב יכולות השיווק בהמשך. מערכת ERP תחלוש על המערכות השונות, תבצע את האינטגרציה ביניהן ותאפשר לסנכרן את המידע ולהפיק דוחות מסודרים לפי צורך.
ניהול כספים והנהלת חשבונות
אחת מהמחלקות החיוניות בכל עסק היא מחלקת הנהלת חשבונות. כדי שעסק יתנהל בצורה רווחית עליו ליצור מאזן נכון של הוצאות והכנסות ולדאוג לצמיחה מתמדת. באמצעות התממשקות ואינטגרציה של מערכת הנהלת חשבונות עם מערכות שיווק, ניהול עובדים ושירות לקוחות ניתן יהיה להסיק מסקנות חשובות, לטייב את הפעילות העסקית, ובמקרה הצורך לחסוך בעלויות עבודה או להשקיע באפיקים נוספים במטרה לשמור על העסק כארגון רווחי. מערכת ERP תסייע בניהול ושילוב המערכות השונות במטרה לבצע תחלופת מידע חלקה ואינטגרציה יעילה לטובת כל המחלקות בעסק.
ניהול פרויקטים
כחלק מהמערכות תחת מערכת ERP, תבצע האחרונה התממשקות עם שאר המערכות במטרה לבדוק כדאיות של השקעת משאבים ולפקח על התקדמות הפרויקטים השונים במסגרת העסקית.
הטמעה של ERP
הטמעה של מערכת אוטומציה ERP תיעשה על ידי מיישם אוטומציה. לרוב, הטמעה של מערכת ERP בארגון תהיה משתלמת יותר מלפתח מערכת ייעודית עבור כלל המחלקות בעסק. יחד עם החיסכון המתלווה לבניית ממשק אחיד, היתרון הבולט הוא אפשרות לשיתוף פעולה מלא בין המערכות ויצירת “תקשורת בין ה-APIs של המודולים במערכת ERP . בנוסף, פעולת ההטמעה של מערכת ERP תאפשר קבלת מידע רוחבי מכלל מחלקות העסק לצורך ניהול יעיל יותר.
מה קורה עם מתגלים פערים בין יכולות מערכת ERP לצרכי הארגון?
תהליך הטמעה על ידי מיישם אוטומציה יכלול בשלב ראשוני: פיתוח אסטרטגיה. התכנון האסטרטגי יעסוק בפתרונות אותם מעניקה מערכת ERP לארגון יחד עם הפערים הקיימים בין יכולות היישום לצרכים המבוקשים. גישור על פערים אלו ייעשה באמצעות התאמה מדולרית של המערכת למערכות הפועלות בשטח או באמצעות שינוי תהליכי העבודה כך שיתאימו ליכולות התוכנה. כל ארגון ישקול מה הדרך האופטימלית עבורו כדי להטמיע את היישום בצורה יעילה ומשתלמת.
מה היתרונות של ERP?
מערכת ERP מסייעת לשיפור ופישוט של תהליכי עבודה ובכך מצמצמת הוצאות, מייעלת תהליכים, ממירה את חלקם לאוטומטיים ומצמצמת טעויות אנוש. מכיוון שמערכת ERP היא מערכת פתוחה היא ניתנת לשינויים מודולריים לפי הצורך וניתן לחברה למערכות נוספות בתוך העסק ומחוץ לעסק יחד עם אפשרות להוסיף או לפתח מודולים חדשים בהתאם לצרכי הארגון.
שאלות ותשובות בנושא מה זה ERP?
מערכת ERP מתאימה לעסקים המעוניינים להתייעל ולשפר את יכולות הניהול שלהם בדגש על חיבור וסנכרון בין נתוני מערכות שונות בעסק. בנוסף, בעלי עסקים המעוניינים להשיג יתרון בולט על פני מתחרים בשוק באמצעות קיצור זמני עבודה, צמצום הצורך בעובדה אנושית או שיפור שירות הלקוחות בחברה – יכולים לנצל את מערכת ERP לטובתם.
בנוסף, מערכת ERP מתאימה לעסקים המעוניינים לקבל פרספקטיבה רחבה על פעילות העסק ולבצע בקרה וניטור של כלל התהליכים בעסק.
מערכת ERP היא יישום המבוסס על מסד נתונים מרכזי ממנו נשלף מידע המוגש למשתמשים. המידע מתעדכן בזמן אמת בהתאם לפעילות המתבצעת בכלל המודולים אותם המערכת מאגדת תחתיה. מדובר בשינויים המתבצעים במקביל על ידי עובדים רבים, אותם אוספת המערכת לפי הגדרות שנקבעו מראש ומארגנת בצורה שתהיה קלה לניהול ובקרה. המערכת פועלת בצורה מדויקת מאוד למניעת טעויות או כפילויות וגם מציעה אפשרויות אבטחה מתקדמות כך שרק עובדים או מנהלים מורשים יוכלו להיכנס למערכת ולערוך בה שינויים (או רק להיחשף לנתוני הדאטה).
