התשובה הקצרה
חשבתם פעם איך זה קורה שאתם מבצעים רכישה ומקבלים הודעה מיידית של ‘תודה שרכשתם אצלנו’ או בכל נוסח אחר בסגנון הזה? האם יש איזו מזכירה חרוצה שעוקבת אחרי הפעולות של כל לקוח ודואגת לשלוח לנו תגובה בזמן אמת? למעשה גם אם היה מדובר בצי של מזכירות-על העובדות מבוקר עד לילה, לא ניתן היה לשלוט בכמות הפעולות אותה מבצעים גולשים במשך כל שעות היממה בפלטפורמות העסקיות השונות. אז מיהו “האיש הקטן” שעושה את העבודה הזו? למעשה, אלה מערכות אוטומציה שמופעלות בתגובה לטריגר שהוגדר מראש. כאן בהמשך נספר מהו טריגר וניתן דוגמאות לטריגרים נפוצים.
טריגר – התנאי להפעלת תהליכי אוטומציה
בעולם האוטומציה טריגר משחק תפקיד חשוב, למעשה, אם לא הוא, שום דבר לא קורה. למה אנחנו מתכוונים?
טריגר הוא מרכיב התנעה לפעולות אוטומציה. כאשר הטריגר מתרחש, הוא מפעיל פעולה מתוזמנת או סדרת פעולות מתוזמנות בהתאם לקיום תנאי ספציפי. הטריגרים הם נקודת המוצא ומהם מתחילים תהליכים אוטומטיים לרוץ לבד ללא התערבות אנושית.
טריגר אינו אלא אירוע בו מתקיים תנאי שהוגדר כמנוע לסדרת פעולות אוטומטיות. התנאי להתרחשות הטריגר עשוי להיות אחד ממגוון רחב של מצבים. מה למשל? רישום לניוזלטר, כניסה לאתר, קבלת דוא”ל, עדכון רשימת נתונים ושינוי סטטוס משימות – כל אלו יכולים להוות טריגרים שיגרמו למערכות אוטומציה להפעיל תגובת שרשרת של פעולות אוטומטיות כפי שנקבעו מראש.
איך זה קורה בפועל?
כדי להפעיל תהליך אוטומטי במערכות אוטומציה עסקית יש להגדיר טריגר. בואו ניקח לדוגמה טריגר של הרשמה לניוזלטר. בשלב הבא, לאחר שהגדרנו פעולה זו כטריגר, יש להגדיר מהי הפעולה שתיגרר כתגובה לטריגר. כך לדוגמה, אחסון המידע בדאטה בייס של העסק כלקוח רשום ולאחר מכן שליחת הודעת: “תודה שהצטרפת” ושליחת ניוזלטר במועדים קבועים. כמובן שהתהליך הזה מתבצע ללא מגע יד אדם ואתם כמנהלי המערכת יכולים לשבת רגל על רגל.
כדי שהמידע יעבור בפורמט הרצוי עליכם, עליכם להפעיל מניפולציות מדויקות שתגרומנה לאיסוף מידע יעיל יותר יחד עם דיוק ברצף הפעולות שיימשך מהטריגר.
אגב, ככל שתכירו טוב יותר את הצרכים שלכם כעסק, כך תוכלו לדייק את התהליכים האוטומטים באמצעות בחירת טריגרים רלוונטיים, פעולות אוטומטיות ומניפולציות.
דוגמאות לטריגרים נפוצים
טריגרים הקשורים בזמן
ניתן להגדיר כטריגר גם שעה/יום/תאריך קבוע או פרק זמן קבוע לאחר ביצוע פעולה אחרת. כאן העיתוי מהווה התקיימות של תנאי במערכת אוטומציה מה שגורר פעולות כמו: שליחת תזכורת במייל, שליחת הודעה יומית ללקוחות או אם המערכת זיהתה טריגר של נטישת עגלה היא תשלח לאחר יומיים הודעה המציעה לרכוש את הפריטים שנטשו במחירים מוזלים.
טריגרים הקשורים בפעולות
כאן יטמיע איש אוטומציה במערכת הגדרות לזיהוי פעולות שונות כטריגרים להפעלת תהליכים אוטומטיים. כך לדוגמה: בהגשת טפסים הלקוח יקבל אישור שהטפסים הועלו או אם הלקוח לחץ על כפתור בדוא”ל שהוא מעוניין לקבל דיוורים – הוא יירשם כחלק מרשימת התפוצה וישלחו אליו הודעות ודיוורים בצורה אוטומטית.
היתרונות בשימוש בטריגרים ובאוטומציה בכלל
חיסכון במשאבים ובכוח אדם
תהליכי אוטומציה חוסכים לארגון צורך בהעסקת עובדים אנושיים בתחום שירות הלקוחות. באמצעות מערכות אוטומציה ובוטים הנענים לביצוע טריגרים מצד לקוחות/עובדים ומפעילים תהליכי אוטומציה, ניתן לנצל את כוח האדם בחברה לביצוע ושיפור ליבת העשייה בעסק, לפיתוח ולצמיחה במקום להתעסק בפעולות אוטומטיות פשוטות החוזרות על עצמן.
שיווק מדויק, ממוקד ואפקטיבי יותר
עוד לפני הפעלת תהליכים אוטומטיים, בניית מערכת אוטומציה הבנויה על טריגרים מסייעת בדיוק תהליכי השיווק בעסק. לאחר מכן, אוטומציה עסקית מבוססת טריגרים ותנאים מאפשרת למקד את המסרים ללקוח, לנפות אותם ולהתאים אותם בדיוק למצב ולאירוע בו הוא נמצא. שיווק מדויק יותר הוא ערובה לשביעות רצון גבוהה יותר מצד הלקוח שמקבל מסרים פרסומיים שעונים על המטרות שלו ולא מרגיש ש”דוחפים” לו מידע שהוא לא מעוניין לצרוך. בנוסף, ניתן להגדיר תהליכי אוטומציה שיעסקו באיסוף מידע ונתונים על הלקוח לפי טריגרים הקשורים בפעולות אותן הוא מבצע באתר/אפליקציה/מערכת של החברה. המידע הזה, אותו ניתן לפרק, לנתח ולאחסן בצורה חכמה הוא מידע קריטי המסייע בבניית קמפיינים שיווקיים ומוביל למיקוד תהליכי שיווק.
דיוק רב בביצוע משימות
“אופס…, איזה פדיחה”, כבני אנוש אנחנו מוגבלי ובלתי מן הנמנע שאנחנו או מי מהעובדים שלנו יבצעו טעויות, זה טבעי ולגיטימי אבל למה לחכות שייגרם נזק כספי או תדמיתי לחברה אם אפשר למנוע טעויות אנוש בעזרת תהליכי אוטומציה?! בהגדרת טריגרים ואקשנים כחלק מתהליכי אוטומציה חכמים, הסיכויים שלכם לפגוש בטעויות הוא אפסי כמעט.
אופטימיזציה של תהליכי ניהול
לימודי אוטומציה עוסקים לא רק בשיווק מול לקוחות אלא גם בטיוב יכולות האדמיניסטרציה וניהול העובדים בחברה. באמצעות טריגרים ניתן להגדיר תהליכי אוטומציה שיפעלו בהתאם לסטטוס משימה במערכות ניהול משימות וכדומה. בצורה כזאת, הניהול נעשה קל ואפקטיבי יותר וכן המעקב והבקרה על העבודה והתפוקה הדוקים ומשופרים. שוב, ללא השקעת זמן, מאמץ או העסקת עובדים נוספים.
חיזוק הקשר של הלקוח עם המותג
לקוח שמקבל תגובה מיידית התואמת את המצב בו הוא נמצא הוא לקוח שיוצר קשר טוב יותר עם המותג: פעילות של בוטים הזמינים לו 24/7, הודעות מתוזמנות, הודעות ברכה הנשלחות לקראת אירועים שונים – כל אלו יוצרים לו תחושה ש’יש עם מי לדבר’, מחזקים את הקשר שלו עם המותג וכל זה נעשה בצורה אוטומטית תוך השקעה חד פעמית בהגדרת הטריגר ותהליך האוטומציה שייגרר לאחריו.
לסיכום
טריגר בעולם האוטומציה הוא הפעולה המעוררת סדרת פעולות אוטומטיות בהתאם להגדרות שנקבעו מראש. באמצעות טריגרים ניתן להריץ פעולות אוטומטיות שיגרמו לעסק להפוך למהיר וממוקד יותר, לייעל תהליכים בתחום התפעול הטכני, שירות הלקוחות והשיווק ולחסוך במשאבים. מסיבה זו עסקים רבים עוברים לאוטומציה ומתקדמים לניהול עסק בעזרת מערכות כמו מייק, זאפייר ועוד.
שאלות ותשובות בנושא מה זה טריגר?
טריגר הוא אירוע או תרחיש המניע סדרת פעולות אוטומטיות. טריגר יכול להיות תלוי זמן (בשעה קבועה/לאחר פרק זמן מסוים), תלוי פעולה ( לדוגמה: הקלקה של לקוח על אישור קבלת דיוורים במייל) או תלוי אירוע (לדוגמה נתונים נוספים שנוספו במערכת). הטריגר ממש כמו במשחק דומינו גורר אחריו “מפולת של לבנים” כלומר, רצף של פעולות המתבצעות ללא התערבות ידנית.
טריגרים נפוצים במערכו ניהול קשרי לקוחות, שם נרצה כבעלי עסק לשלוח הודעת ‘ברוכים הבאים’ ללקוח חדש, לשלוח לו הודעות על מבצעים חדשים או לתזכר מספר ימים לאחר שנטש עגלה, כי הוא עלול לפספס את המבצע. טריגרים באים לידי שימוש גם בקמפיינים שיווקיים, בניהול משימות ופרויקטים מול העובדים ומול לקוחות וספקים ולמעשה, כמעט בכל מחלקות העסק.
