אוטומציה עסקית כמנוע לשיפור ביצועים בעסק

אוטומציה עסקית כבר אינה שמורה לעסקים גדולים בלבד או רק למתכנתים שיודעים קוד. כיום, בעזרת מערכות כמו Make ו-Zapier, ניתן ליצור תהליכים אוטומטיים שמבצעים פעולות יומיומיות בצורה מהירה ויעילה, ונכון – לא צריך לדעת לכתוב אפילו את שורת הקוד הכי פשוטה. עסקים רבים עדיין לא מבינים עד כמה אוטומציה יכולה לשפר את ההתנהלות השוטפת ולחסוך להם משאבים, זמן, כוח אדם וכסף רב. במאמר זה, נציג איך אוטומציה עסקית פשוטה יכולה לעזור לעסק שלכם לצמוח ולהתפתח בדרכים שסך הכל יעשו לכם חיים קלים.

מהי אוטומציה עסקית?

אוטומציה עסקית היא תהליך שמאפשר לבצע משימות חוזרות באופן אוטומטי ללא התערבות ידנית. מדובר במערכות שמאפשרות אינטגרציה (חיבור) בין מערכות שונות, לצורך העברת מידע בצורה חלקה, וביצוע פעולות חוזרות בצורה אוטומטית. לצורך העניין, שליחת מייל אוטומטי ללקוח לאחר רכישה באתר, עדכון מערכת ה-CRM כשמתווסף ליד חדש, או שליחת תזכורות אוטומטיות לצוות על משימות פתוחות.

היופי באוטומציה עסקית הוא שניתן להטמיע אותה בכל עסק, קטן או גדול, והיא יכולה לייעל כל תחום – ממכירות ושיווק ועד לניהול פרויקטים ותהליכים פיננסיים. ואם בעבר הייתם צריכים לשלם למתכנתים, היום כל אחד יכול לבנות תהליכים פשוטים בעזרת כלים ידידותיים למשתמש, לגבי תהליכים מורכבים, זה כבר מצריך ידע של ממש – גם ברמה הטכנית וגם ברמה האסטרטגית. 

היתרונות של אוטומציה עסקית ללא קוד

היתרון המרכזי של אוטומציה עסקית הוא החיסכון במשאבים. פעולות רבות שמבוצעות באופן ידני, כמו שליחת מיילים, עדכון נתונים במערכות שונות, תזכורות, תיוק ואיסוף מסמכים ועוד, גוזלות זמן רב מהעובדים (וכמובן, כתוצאה מכך – כסף מהכיס של בעלי העסקים). הזמן הזה יכול להיות מושקע בדברים חשובים יותר, כמו פיתוח עסקי, שיפור מוצרים ושירותים או מתן שירות טוב יותר ללקוחות.

מעבר לכך, אוטומציה מפחיתה טעויות אנוש. כשמישהו מעביר נתונים ידנית בין מערכות שונות, יש סיכוי לטעות – נתון שנשכח, טעות הקלדה, או שגיאה בפרשנות של המידע. בעזרת אוטומציה, הנתונים מועברים בדיוק כפי שהם, ללא התערבות ידנית וללא סיכון של טעויות. 

בנוסף, אוטומציה משפרת את התקשורת בעסק. כשמערכות שונות "מדברות" זו עם זו בצורה חלקה, כל חבר צוות יודע בדיוק מה המצב בכל רגע נתון. אין יותר צורך לעדכן ידנית את כולם במיילים או בפגישות צוות. זה משפר את שיתוף הפעולה, מייעל את העבודה ומשאיר את כולם מסונכרנים.

דוגמאות לשימושים נפוצים באוטומציה

•  מדידת תפוקת העובדים

בעזרת אוטומציה, ניתן לעקוב בצורה מדויקת ושקופה אחר ביצועי העובדים. חיבור של מערכת ניהול המשימות למערכת דוחות אוטומטיים יכול להציג בזמן אמת את התפוקה של כל עובד: מי מבצע את משימותיו בזמן, מי מצליח לסגור עסקאות ומי מתקשה בעמידה ביעדים. כך ניתן לזהות את העובדים החזקים בעסק, ולדעת מתי לצ'פר אותם ולהשקיע בהם, וכמובן, כך ניתן גם להבין על מי מהעובדים החדשים אפשר לוותר (ולחסוך כסף מבוזבז), או לאיזה עובד חלש יש פוטנציאל וצריך להשקיע בו ולשפר אותו. לא מדובר רק בשיפור תפוקה, אלא גם בהבנה טובה יותר של הצרכים של העובדים ושל הצוות כולו.

•  ייעול תהליכים עסקיים

אחד התחומים שבהם אוטומציה עסקית יכולה לחסוך הכי הרבה זמן וכסף הוא ניהול תהליכים עסקיים שוטפים. דמיינו מערכת שמייצרת הצעות מחיר אוטומטיות ומעדכנת אותן במערכת ה-CRM, שולחת אותן ללקוח ומזכירה לו לעבור על ההצעה. כשחושבים על זה רגע, זה תהליך שיכול לקחת לעובד כמה שעות  ( בכל יום ) במקרה הטוב, ועכשיו הוא יכול להיות אוטומטי לגמרי. אין יותר צורך לרדוף אחרי לקוחות, והצוות יכול להתמקד בעבודה יצירתית יותר.

באותו אופן, אפשר לנהל גם גביית תשלומים באופן אוטומטי: מערכת שתזכיר ללקוחות על חשבוניות פתוחות, תשלח להם תזכורות ותפיק דוחות אוטומטיים שיסתנכרנו עם מערכת הנהלת החשבונות. תהליכים כאלה יכולים לחסוך לעסק עשרות אלפי שקלים בשנה, שהם עלות של עובד או אפילו יותר.

גם בתחום התקלות הטכניות ניתן לייעל משמעותית: מערכת שמזהה תקלות טכניות ומדווחת עליהן באופן אוטומטי לצוות התמיכה, יוצרת קריאת שירות ומעדכנת את הלקוח. כך ניתן לטפל בתקלות בזמן אמת ולמנוע עיכובים שפוגעים בשירות ובשביעות רצון הלקוחות.

•  שיפור מחלקת המכירות

בתחום המכירות, אוטומציה עסקית יכולה לעשות פלאים. מערכות CRM שמתחברות לכלי AI מאפשרות לנהל לידים בצורה אוטומטית ויעילה יותר. כך, למשל, ניתן לזהות לידים חמים ולהתריע לצוות המכירות על הצורך במעקב מיידי. בנוסף, כל שיחה עם לקוח מוקלטת ומנותחת על ידי AI שמזהה דפוסי שיחה, מילים מסוימות ומציע שיפורים לצוות המכירות.
את אותה האוטומציה אפשר לכוון גם לייצר לוח זמנים מסודר בתהליך המכירה של ליד מסויים (פייפליין), ולהזכיר על כל שלב בתהליך המכירה לצוות המכירות. כך, לידים חשובים לא הולכים לאיבוד, והצוות מתמקד בלידים החזקים ביותר. זהו חסכון אדיר בכסף, מכיוון שכל ליד שהולך לאיבוד יכול להיות הזדמנות מכירה שהפסדנו.

בנוסף, ה-AI יסכם את כל השיחות ויזין תקציר שיחה על כל ליד וליד ב-CRM, הוא גם יתמלל את השיחות ויציג לנו אותם בפורמט צ'אט ובעצם יעשה עוד כל כך הרבה פעולות שאנשי המכירות היו רגילים לבזבז עליהם זמן במהלך תהליכי המכירה שלהם ומי כמונו יודעים כבעלי עסקים או אנשי מכירות כמה הזמן של איש מכירות חשוב כאשר הוא בפיק של לידים או יותר מזה כמה כסף העסק מפסיד כאשר איש המכירות  צריך לבזבז זמן על רישומים וסיכומים למינהם או גרוע מכך לא לתעד את תהליכי המכירה כמו שצריך. 

•  שיפור המנוע הפיננסי של העסק

ניהול פיננסי נכון הוא המפתח להצלחה עסקית, ואוטומציה עסקית יכולה לעזור גם כאן. חיבור מערכות הנהלת החשבונות למערכת אוטומטית שמייצרת דוחות רווח והפסד חודשיים (או שבועיים, או שנתיים וכו׳), יכולה להציג בכל רגע נתון תמונה ברורה של מצבו הפיננסי של העסק. כך ניתן להבין מי הלקוחות שמכניסים הכי הרבה כסף ולהתרכז בהם, על אילו הוצאות ניתן לוותר? אילו פרויקטים לא רווחיים? כל המידע הזה זמין בלחיצת כפתור, ומאפשר למנהלים לקבל החלטות מושכלות בזמן אמת.

בנוסף, איסוף חשבוניות אוטומטי, ניהול חכם של תזרים המזומנים ועוד המון פעולות שאולי נראות לנו פשוטות אבל הן גוזלות לנו זמן רב והם סופר חשובות להצלחה וניהול בריא של העסק 

• אוטומציה עסקית של ניהול מלאי ולוגיסטיקה

עסקים רבים, במיוחד בתחום הקמעונאות והמסחר האלקטרוני, מתמודדים עם אתגרים בניהול המלאי והלוגיסטיקה. אוטומציה עסקית יכולה לעזור גם כאן. מערכת שמנהלת את המלאי בצורה אוטומטית, מעדכנת כשהמלאי יורד מתחת לרף מסוים ומבצעת הזמנה אוטומטית מהספקים, יכולה למנוע מצבים של חוסר מלאי או עודף מלאי שמכביד על העסק. בנוסף, ניתן לנהל את כל תהליך השילוח – משלב ההזמנה ועד העברת העדכונים ללקוח – בצורה אוטומטית, תהליך כזה יכול לא רק לסייע לעובדים קיימים, אבל אפילו להחליף עובדים  ולחסוך לבעלי עסקים המון המון כסף, תוך שיפור היעילות ושביעות רצון הלקוחות.

איך להתחיל עם אוטומציה עסקית בעסק שלכם

כדי להתחיל, חשוב לבחון אילו תהליכים גוזלים הכי הרבה זמן ומשאבים בעסק. האם יש פעולות שחוזרות על עצמן שניתן להפוך לאוטומטיות? למשל, שליחת תזכורות אוטומטיות ללקוחות, איסוף חשבוניות, שליחת הצעות מחיר, יצירת דוחות תקופתיים או עדכון נתונים במערכות שונות. עם קצת מחשבה ויצירתיות, אתם תופתעו כמה דברים אפשר לעשות בעזרת תהליכי אוטומציה עסקית. 

בהתחלה, אפילו הטמעת תהליכים פשוטים כמו תזכורות אוטומטיות או יצירת דוחות פשוטים יכולים להיות מאוד מאוד אפקטיבים. כאשר הצוות מסתגל לשימוש באוטומציה עסקית ומבין שתהליכים כאלו עושים לעובדים חיים קלים, ניתן להרחיב את השימוש לתהליכים יותר מורכבים כמו אוטומציה של תהליכי מכירה, שיווק, שירות לקוחות או ניהול פיננסי מורכב.

חשוב לבדוק את האוטומציות שהוטמעו ולוודא שהן אכן מביאות תועלת – האם הן חוסכות זמן? האם הן מונעות טעויות? שורה תחתונה הן חוסכות או מייצרות לנו כסף? חשוב להבין, הטמעה שגויה או חובבנית של תהליכי אוטומציה לרוב תעלה אבק ולא נשתמש בה או במקרה הגרוע יותר תסב נזק רב לעסק. לכן, אנחנו נרצה לבחון את התוצאות של מה שבנינו ובהתאם לתוצאות להטמיע עוד תהליכים בעסק. 

לסיכום:

אוטומציה עסקית היא כלי רב עוצמה שיכול לחסוך זמן, משאבים וכסף, ובכך לאפשר לעסק שלכם לצמוח ולהתפתח בצורה יעילה, ולאפשר לכם להשקיע את המשאבים שלכם במקומות הנכונים. בעידן הדיגיטלי, כשזמן הוא המשאב היקר ביותר, מערכות כמו Make ו-Zapier מאפשרות לעסקים קטנים וגדולים כאחד לנצל את היתרונות של אוטומציה עסקית בצורה פשוטה וללא צורך בידע טכני מורכב.

מומלץ להתחיל בקטן, עם תהליכים פשוטים וברורים, ולהתרחב בהדרגה לתהליכים מורכבים יותר. שימוש נכון באוטומציה עסקית יכול לשפר את היעילות, להפחית טעויות, ולהגדיל את שביעות רצון הלקוחות והעובדים כאחד. עסקים שמצליחים לשלב אוטומציה עסקית בתהליכים שלהם, ימצאו עצמם בעמדה טובה יותר להתמקד בצמיחה, חדשנות ושיפור מתמיד של הפעילות העסקית.

אישית אני ממליץ, ללמוד את התחום בצורה מסודרת בקורס או לשכור איש מקצוע שיבצע עבורנו את העבודה, עם זאת אני כן אומר אם מדובר בדברים קטנים ויש לכם רקע טכנולוגי אתם יכולים לנסות גם לבד  ולהיעזר ביוטיוב, במדריכים כאן באתר או בקהילת הוואטסאפ שלנו "טייסים אוטומטיים – מדברים אוטומציה עסקית" שבה אנחנו עוזרים לבעלי עסקים ואנשי דיגיטל יום יום בלייב לעשות אוטומציות בעסק שלהם – וכל זה בחינם לגמרי.